溝通祕技／做好工作回報，讓上司信賴又安心

撰文／鄭君仲

文章來源《經理人月刊》3月號

對於上司交代的工作，許多人往往只懂得依照指示去做，卻忽略了另一件重要的事，就是將工作的成果、進度回報上去。日本經營之神松下幸之助的前機要秘書、PHP研究所總裁江口克彥強調，簡單的工作回報似乎沒什麼大不了，但這不起眼的舉動，卻能讓自己得到信賴、受到重視，因為職位愈高的人，通常愈忙碌，如果能適時向上司簡潔扼要地回報工作狀況，那麼上司就會感到安心，信任感也會因此產生。

江口克彥指出，進行工作回報時，有3項要點必須注意：

1.先從結論報告

在回報工作時，要從結論切入，先告知結果，再說明對方回覆的原因。因為聽取報告的一方，最關心的就是對方的答覆，如果上司一開始就先知道最後的答案，就可以在聽取說明的過程中，一面在腦中思考對策，擬定後續戰略。

2.盡可能詳細清楚

在時間允許的範圍內，即使是最細微的事情，也應該儘可能詳細說明。如此可讓上司在聽取回報的過程中，從中掌握對方回應中的細微差異，藉此判斷出是否還有進一步的交涉餘地。此外，如果先獲得部屬詳細的報告，則上司也可在下次與對方見面時，做好充分的事前準備。

3.工作的進度也要儘量報告

一旦把工作交代下去，上司多少都會掛心部屬工作的進度。就算執行得很順利，如果能站在上司的立場，讓上司知道目前的工作進度，就能給予上司「安定感」，而不會將時間浪費在無謂的操心上。

（取材自《嶄露頭角的成功法則》，天下出版。）